MANUAL DE POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”

Todos los usuarios que suministren información en el portal manifiestan conocer y aceptar el Manual de Políticas de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, el cual puede encontrar en la página web: www.prismalimpieza.com

En desarrollo del artículo 15 de la Constitución Política y en vigencia de la Ley 1581 de 2012 para la protección de datos, “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, ha elaborado el presente manual encaminado a la determinación de controles, directrices y garantías legales aplicables para el procedimiento de recolección, tratamiento, uso, circulación y supresión de datos personales.

ALCANCE

Las políticas de tratamiento y protección de datos personales contenidas en el presente documento, serán aplicables a todas las bases de datos que por diferentes medios obtenga, sea de sus proveedores, contratistas, clientes, empleados y terceros ceñidos a lo dispuesto en la ley.

En virtud de lo anterior, el Congreso de la República expidió la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual “se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, estableció la obligación para que todos los responsables de recaudo y tratamiento de datos personales, adoptaran políticas de tratamiento para los mismos.

Posteriormente y con el fin de reglamentar parcialmente la Ley 1581 de 2012, se expidió el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y 1074 de 2015, los cuales introdujeron, asuntos complementarios y nuevas obligaciones para los responsables de tratamientos de datos personales, en el desarrollo de su objeto social.

Este documento busca establecer los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fija las responsabilidades de la empresa y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos.

Serán objeto de protección con base en la presente directriz, aquellas personas que, en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las laborales, sean estas permanentes u ocasionales, puedan suministrar cualquier tipo de información o dato personal a la empresa, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, y quien deberá permitir al titular de la información, conocerla, actualizarla y rectificarla.

CAPÍTULO I.

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. El presente manual fue elaborado de conformidad con los preceptos de la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, así como en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente manual será aplicable a los datos personales registrados y por registrar en las diferentes bases de datos manejadas en la empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, esto es, a las bases de datos de nuestros trabajadores, visitantes, clientes, usuarios y proveedores, que nos suministren sus datos para fines comerciales.

La información que recolecta “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, puede incluir, en todo o en parte según las necesidades de cada producto y/o servicio, entre otros los siguientes datos:

• Nombres y apellidos.

• Tipo y número de identificación.

• Nacionalidad y país de residencia.

• Fecha de nacimiento

• Estado civil.

• Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal y/o laboral).

• Dirección de domicilio y electrónicas (personales y/o laborales).

• Profesión u oficio.

• Referencias personales y laborales

• Autorización de uso de logos en nuestra página web y brochure.

Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros proveedores, lo cual es autorizado por nuestros visitantes, clientes, usuarios, proveedores, trabajadores al aceptar esta Política de Privacidad.

ARTÍCULO 3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

La información recolectada es utilizada para procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios y/o productos adquiridos, directamente y/o con la participación de terceros

proveedores de productos o servicios, así como para promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios, realizar transacciones, efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales o internacionales, autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades bancarias y/o compañías aseguradoras, para fines administrativos internos o comerciales tales como, investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, y ofrecimiento, o reconocimiento de beneficios propios de nuestros programas de lealtad. Al aceptar esta Política de Privacidad y Tratamiento, nuestros trabajadores, ex trabajadores, visitantes, clientes, usuarios y proveedores en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan a la empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, para que realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos, tales como, realización de reservas, modificaciones, cancelaciones y cambios de la misma, reembolsos, atención de consultas, quejas y reclamos, pago de compensaciones e indemnizaciones, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos de pago, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades   delictivas o para el funcionamiento de los programas de lealtad y demás finalidades indicadas en este documento. Lo anterior, sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en este documento y en los términos y condiciones de cada uno de los productos y servicios propios de la empresa.

ARTÍCULO 4. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN.

Nuestros trabajadores, extrabajadores, visitantes, clientes, usuarios y proveedores deberán suministrar información veraz sobre sus datos personales para efectos de hacer posible la prestación de los servicios por parte de la compañía, y bajo cuya condición aceptan entregar la información requerida. Por lo tanto, se presume la veracidad de la información suministrada y no se verifica, ni asume la obligación de verificar, la identidad de, trabajadores, ex trabajadores, visitantes, clientes, usuarios y proveedores, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Y por lo mismo, no asume responsabilidad por daños o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.

ARTÍCULO 5. BASES DE DATOS.

Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos de proveedores, clientes, colaboradores, empleados o cualquier otra persona registrada en nuestros portales o quien haya suministrado en forma voluntaria la información con cualquier fin, cuyo período de vigencia se prolongará por el tiempo en el que “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, desarrolle su objeto social.

ARTÍCULO 6. OBJETIVOS

El presente documento tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y   tratamiento de los datos de carácter personal que realiza “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data de sus trabajadores, ex trabajadores, visitantes, clientes, usuarios y proveedores en el marco de lo establecido en la ley. Todo lo anterior en cumplimiento a lo previsto en el literal (k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

ARTÍCULO 7. GLOSARIO

Las siguientes definiciones corresponden a las establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015:

• AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.

• DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que se pueda asociar a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• DATO SEMIPRIVADO: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

• DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.

• DATO PÚBLICO: Es el dato que no se hace privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, ya sea como comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
  

tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos   humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado de tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es el responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga como objeto la realización de un tratamiento por el encargado o por cuenta del responsable.

• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, sea empleados, ex empleados, proveedores, clientes tanto activos como inactivos de “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, desarrolle su objeto social o cualquiera que suministre datos personales a la compañía.

• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• POLÍTICA DE TRATAMIENTO: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, para que desarrolle su objeto social de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
  

• PROVEEDOR: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, y que desarrolle su objeto social en virtud de una relación contractual.

ARTÍCULO 8. MARCO LEGAL

Este manual fue elaborado teniendo en cuenta la Constitución Política de Colombia, artículo 15; Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015, Decreto 886 de 2014, Decreto 090

de 2019.

La ley estatutaria 1581 de 2012 establece los siguientes principios rectores:

• PRINCIPIO DE LEGALIDAD: en materia de tratamiento de datos: el tratamiento a que se refiere la Ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de   acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

• PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

• PRINCIPIO DE ACCESO Y DE CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento podrá hacerse sólo por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas por la Ley 1581 de 2012.
  

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley 1581 de 2012.

• PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado del tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizadas algunas de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

CAPÍTULO II

DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 9. DERECHOS DE LOS TITULARES SOBRE LA INFORMACIÓN:

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, en su condición de responsable del tratamiento.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, en su condición de responsable del Tratamiento.

• Ser informado por la empresa, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
  

ARTÍCULO 10. DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

La empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, en su calidad de responsable del tratamiento, deberá conforme las disposiciones contenidas en la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, hacer uso de los datos que son recolectados y almacenados, únicamente para los fines para los cuales ha sido facultado conforme la respectiva autorización del titular obtenida en forma previa a la recolección del dato.

De conformidad con lo señalado en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.

• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO 11. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

La empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, es responsable y encargada del tratamiento de la base de datos objeto de esta política, sus datos de contacto son los siguientes:

1. Email: [email protected] 2- Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.

CAPÍTULO III AUTORIZACIÓN

ARTÍCULO 12. AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Según lo indicado en el artículo 9 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual debe ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Se contempla como medio el escrito, pues es necesario conservar prueba de la misma, ya que la Ley 1581 de 2012 es clara en afirmar que se debe “solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular” (ver anexo formato de autorización). En constancia a esta disposición, el titular de la información aprobará por escrito y sabrá para qué y cómo se utilizará dicha información y tendrá disponibilidad de la información para posibles consultas.

Para lo anterior, se aplicarán los siguientes formatos que podrán ser remitidos a través de correo electrónico o en documento físico de acuerdo a la necesidad:

• Formato de autorización para el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad para el tratamiento de datos personales.

Los formatos deberán diligenciarse de forma previa, para garantizar que el titular conoce toda la información relacionada con la finalidad para la cual serán recolectados los datos que suministre y los derechos enunciados en el numeral anterior, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Cada autorización será almacenada por el responsable designado por

área o proceso, teniendo en cuenta los tiempos de retención establecidos para cada caso en el presente manual.

Por otro lado, en el artículo 10 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se establece que la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en sus funciones legales, o por orden judicial.

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica y sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

ARTÍCULO 13. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN EL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS.

• Datos de aspirantes y trabajadores.

La empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, se compromete a darle un tratamiento apropiado a los datos que sean recolectados en el proceso de gestión de   recursos, con ocasión del procedimiento establecido para la selección de personal, así como en desarrollo de la relación constituida en virtud del contrato laboral. Para lo anterior, se deberá emplear el formato de autorización para el tratamiento de datos personales, en el caso de aspirantes, el responsable de la selección de personal deberá comunicar al interesado en el cargo que se encuentra disponible, que la información suministrada durante el proceso será analizada con el objetivo de realizar verificaciones para evaluar la idoneidad del aspirante con respecto al perfil requerido y, así mismo, solicitar la autorización para el tratamiento, almacenamiento y supresión de los datos a través del formato correspondiente. En el caso de aspirantes no seleccionados, los documentos serán retenidos al interior del proceso durante seis (6) meses, con el fin de que sea posible consultarlos nuevamente en caso de presentarse una nueva convocatoria. Cumplido dicho plazo los documentos recolectados serán suprimidos. En caso de personal con contrato de trabajo vigente, la finalidad esencial de la presente autorización se referirá, entre otros datos, pero sin limitarse a los enunciados a continuación, al manejo de información relacionada con dirección, teléfono, núcleo familiar del trabajador, historias clínicas ocupacionales (exámenes de ingreso y ocupacionales), afiliaciones y autoliquidación de pagos al sistema general de seguridad social. La autorización para retener la información tendrá efectos hasta luego de finalizar el contrato de trabajo, con el fin de evidenciar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación laboral por requerimiento del titular, orden judicial o de autoridad competente. La información reposará en la carpeta designada para cada trabajador y sólo podrá ser consultada por el titular o el personal encargado por el área de recursos humanos.

• Datos de contratistas

En desarrollo de la relación civil constituida con un contratista para la ejecución de una actividad determinada, el proceso de gestión de recursos solicitará los datos

básicos que se requieran para la elaboración del contrato, así como aquellos que ofrezcan información sobre la base gravable que deba aplicarse en términos de retención en la fuente y los que acrediten la afiliación y el pago de aportes al sistema general de seguridad social, en cumplimiento de las normas legales que regulan el tema. Lo anterior, en desarrollo de los principios de necesidad y relevancia, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas al interior de la empresa en el procedimiento de selección, evaluación y reevaluación de contratistas. Para efectuar el tratamiento de datos correspondiente, se deberá aplicar el formato de autorización de datos personales. Los documentos aportados por el contratista,   serán almacenados en una carpeta a la que sólo tendrá acceso el personal designado por el área de recursos humanos, en aras de proteger y garantizar la seguridad de la información. Adicionalmente, con el fin de tener un control sobre los datos esenciales de contacto relacionados con nombre, identificación, dirección, teléfono, correo electrónico y RUT, estos serán almacenados en el listado maestro de contratistas, administrado de forma exclusiva por el Coordinador Jurídico y revisado mensualmente para asegurar su actualización. Lo anterior, será aplicable para los datos suministrados por contratistas que sean personas naturales. La información contenida en el listado maestro de contratistas se mantendrá vigente durante la relación contractual y por un periodo de un (1) año a partir de su finalización, situación que se le comunicará previamente al contratista, quien podrá determinar si desea suprimir la información suministrada al cumplirse el periodo mencionado o si desea mantenerla para futuros contratos que puedan suscribirse con la empresa.

ARTÍCULO 14. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN EL PROCESO DE COMPRAS.

14.1. Datos de Proveedores:

En el marco de la relación comercial constituida con un proveedor para el suministro de bienes y/o servicios, el Coordinador de Compras y/o el responsable designado, solicitarán los documentos que sean necesarios y pertinentes para desarrollar la mencionada relación, teniendo en cuenta lo establecido al interior de la organización en el procedimiento para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores. Los documentos aportados por el proveedor serán almacenados en el archivo del proceso de compras, con el fin de garantizar la seguridad de la información. Para lo anterior, se emplea el formato de autorización para el tratamiento de datos de proveedores. La información suministrada por el proveedor relacionado con los datos básicos de contacto, será almacenada en el listado maestro de proveedores, donde se incluyen los siguientes datos: nombre, dirección, teléfono, correo electrónico y RUT. La información contenida en el listado maestro de proveedores se mantendrá vigente durante la relación comercial y por un periodo de un (1) año o durante el término que permanezca la relación contractual; situación que se le comunicará   previamente al proveedor, quien podrá determinar si desea suprimir la información suministrada al cumplirse el periodo mencionado o si desea mantenerla para futuros suministros.

ARTÍCULO 15. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN EL PROCESO COMERCIAL.

15.1. Datos personales de clientes:

Lo pertinente será aplicable para clientes cuando los servicios de la organización sean prestados a personas naturales. Los datos solicitados serán los necesarios para elaborar el contrato que formalice la relación civil. La información recolectada será almacenada por el proceso comercial y a ella sólo tendrá acceso el personal asignado por la gerencia. Para el tratamiento de datos, se deberá aplicar el formato de autorización para el tratamiento de datos de clientes, proveedores y contratistas.

ARTÍCULO 16. AVISO DE PRIVACIDAD.

La Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP” utilizando el medio de comunicación documento escrito, procede a comunicar a los titulares de los datos personales recolectados antes   de la vigencia de la presente política, la existencia de esta a partir de la fecha (ver anexo aviso de privacidad).

• Contenido de los avisos de privacidad.

De acuerdo con las disposiciones normativas, los avisos de privacidad mediante los cuales se obtiene la autorización de los titulares deben tener los siguientes elementos:

• Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento

• El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

• Los derechos que le asisten al titular.

• Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información.

• En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información

• Autorización en Formatos

Los modelos de autorización de tratamiento de datos personales pueden ser tramitados a través de formatos web o documentos físicos.

• Autorización en Formatos Web

La recolección de datos personales a través de formularios web, deberán tener en cuenta los siguientes aspectos necesarios para su captura:

• Solicitar sólo aquellos datos personales necesarios conforme con la finalidad del tratamiento.

• Relacionar en el formato, un aviso de privacidad que incorpore la autorización del tratamiento por parte del titular.

• El envío de la información a través del formulario, deberá estar condicionado a la previa aceptación de la autorización de tratamiento del dato.

• Validar que en el aviso de privacidad se encuentren todas las finalidades de tratamiento asociadas a la captura de los datos personales.

• Validar que la plataforma que soporta el formulario web tenga la capacidad técnica, operativa y de seguridad para almacenar las autorizaciones, y poder tener la trazabilidad en ellas. Preferiblemente se deberá incluir la fecha en la que se obtuvo la autorización.

• Autorización en formatos físicos

La recolección de datos personales a través de formularios físicos, deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Solicitar sólo aquellos datos personales necesarios conforme con la finalidad de la captura.

• Relacionar en el formato, un aviso de privacidad que incorpore la autorización del tratamiento de los datos.

• Para que la empresa pueda realizar el tratamiento de los datos capturados en el formulario, el titular debe dar la autorización. En el evento en que el titular no haya autorizado, deberá ser analizado de manera independiente.

• Validar que en el aviso de privacidad se encuentren todas las finalidades de tratamiento asociadas a la captura de los datos solicitados.

• Garantizar la custodia de los formularios con sus respectivas autorizaciones.

• Autorización en la toma de imagen (video y fotografías)

Dentro de los servicios prestados por la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, se encuentra el mantenimiento y limpieza en diferentes Copropiedades, por ello, en cumplimiento de sus funciones se hace necesario la captura de imagen por video o fotografía. Como encargada del tratamiento de los datos, gestionará la autorización del titular para el uso de su imagen, garantizando su custodia.

• Medios de difusión del aviso de privacidad y de las políticas de tratamiento de la información.
  

Para difusión del aviso de privacidad y de la política de tratamiento de la información, y/o cualquier cambio que se realice sobre el tratamiento de datos, el responsable, podrá valerse de documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al titular

ARTÍCULO 17. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

La Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, mantendrá los registros en archivo físico o digital, de acuerdo con el modo de adquisición de la autorización para el tratamiento de datos, con el fin de probar la existencia del MANUAL DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES como mecanismo de garantía del derecho a la intimidad del titular, en atención a lo dispuesto por el artículo 8 del Decreto 1377 de 2013.

ARTÍCULO 18. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

La Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, prohíbe el tratamiento de datos sensibles, sólo en los eventos establecidos por el artículo 6 la ley 1581 de 2012 será posible efectuar dicho procedimiento, teniendo en cuenta las siguientes excepciones aplicables a la compañía:

• Cuando el titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley requiera del otorgamiento de dicha autorización;

• Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

• Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

• Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

CAPÍTULO IV

PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMACIÓN

ARTÍCULO 19. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA.

En atención a lo dispuesto por el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el titular o los causahabientes del titular podrán acceder a la información que, sobre él, se encuentre incluida en los listados base al interior de la organización.

Para lo anterior, será necesario acreditar con el documento de identificación pertinente, la calidad de titular o causahabiente.

La solicitud para consultar los datos personales deberá ser pedida en: 1- Email: [email protected]

1. Página Web: www.prismalimpieza.com

3- Teléfono: 3175313601.

Con el fin de garantizar al titular de los datos que cuenta con medios idóneos, disponibles y de fácil acceso para presentar sus solicitudes de consulta.

El documento presentado deberá incluir como mínimo la siguiente información:

• Nombre del titular o causahabiente, acompañada de una copia simple del documento que acredite su calidad de tal.

• Petición clara referente a la información a la cual desea acceder para consulta.

• Dirección de notificaciones (física o electrónica)

Teniendo en cuenta los términos establecidos por la mencionada normatividad, la Empresa

“MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, cuenta con un tiempo máximo de diez

1. días hábiles contados a partir de la correcta radicación de la solicitud para dar una respuesta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en   ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En virtud de lo anterior, el interesado podrá consultar toda la información que se encuentre registrada en la base de datos existente.

ARTÍCULO 20. PROCEDIMIENTO DE RECLAMACIONES:

En atención a lo dispuesto por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular o los causahabientes que consideren que la información contenida en los listados base debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el incumplimiento de uno de los deberes contenidos en el presente manual, podrán presentar solicitud para realizar las modificaciones pertinentes.

La solicitud deberá contener como mínimo la siguiente:

• Dirección

• Identificación del titular

• Una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

• Dirección de notificaciones.

• Documentos que se quiera hacer valer como soportes de la solicitud:
  

La solicitud para realizar la modificación o supresión de los datos deberá ser radicada en las mismas  condiciones indicadas en el numeral anterior.

Si el reclamo no cumple con las condiciones mínimas, se le informará al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de radicación sobre los errores a subsanar, si pasados dos (2) meses a partir de lo anterior el solicitante no ha presentado la información faltante, se entenderá que ha desistido de la solicitud.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El tiempo máximo para resolver el trámite serán quince (15) días contados a partir de la correcta radicación de la solicitud. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La modificación o supresión de los datos será efectiva siempre y cuando no medie disposición jurídica en contrario.

ARTÍCULO 21. RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN DE DATOS.

La Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

“MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En   consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

“MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, podrá establecer formularios, sistemas y otros   métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web www.prismalimpieza.com

“MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, Utilizará los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Cada vez que “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, ponga a disposición una   herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

ARTÍCULO 22. SUPRESIÓN Y/O REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN DE DATOS.

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a). Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

• La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

• La eliminación de datos que obstaculicen actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, la Empresa debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

ARTÍCULO 23. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una

disposición legal. Para ello, deberán comunicarse con la empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, mediante:

1- Email: [email protected] 2- Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que la empresa deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatorio consentimiento a la empresa, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. Los mecanismos o procedimientos que esta Empresa, establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

CAPÍTULO V.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 24. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, la empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su   adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. No obstante, lo anterior el cliente asume los riesgos que se derivan de entregar esta información en un medio como internet, el cual está sometido a diversas variables – ataques de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, entre otras. La empresa, hará su mejor esfuerzo tecnológico para garantizar la seguridad de la información personal de todos sus clientes y/o usuarios, empleando razonables y actuales métodos de seguridad para impedir el acceso no autorizado, para mantener la exactitud de los datos y garantizar la correcta utilización de la información.

ARTÍCULO 25. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.

La Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

• Los terceros contratados por La Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, estarán obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.

• Todo contrato de La Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, con terceros   (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluirá un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma.

• Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.

• Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.

• Funciones y obligaciones del personal.

• Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.

• Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.

• Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.

• Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.

• Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado.

• El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.

• El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

ARTÍCULO 26. TERCERIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, podrá subcontratar a terceros para el procesamiento o tratamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento o tratamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios a la empresa, advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas.

ARTÍCULO 27. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

La Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, conservará el modelo del Aviso de Privacidad que se transmitió a los titulares mientras se lleve a cabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de este deriven. Para el almacenamiento del modelo, la empresa podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

CAPÍTULO VI

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 28. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD.

La Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.

ARTÍCULO 29. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES.

La información suministrada por los clientes y usuarios permanecerá almacenada a partir del

1 de agosto de 2020 y por el término en que la empresa, desarrolle su objeto social, igualmente las autorizaciones de los titulares podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:

1. Email: [email protected] 2- Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.

Para permitir el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”

ANEXOS

FORMATOS ESPECÍFICOS DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

CON CLIENTES, PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y TRABAJADORES

FORMATO DE EJERCICIO DERECHOS DE LOS TITULARES SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES LEY DE HABEAS DATA

AVISO DE PRIVACIDAD (ANEXO 1)

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”

• GENERALIDADES:

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en donde se describen los mecanismos por medio de los cuales la empresa garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de   datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

• RESPONSABLE:

La Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, es la responsable y encargada del tratamiento de la base de datos objeto de esta política, sus datos de contacto son los siguientes:

1- Email: [email protected] 2- Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.

• CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS.

En las bases de datos de “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la empresa, puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar y datos biométricos). Además, en las bases de datos se podrán almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

• TRATAMIENTO.

La información que consta en las bases de datos de la entidad es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, recopilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal. En cumplimiento de deberes legales, la empresa podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas. Asimismo, velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales   aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

• FINALIDAD

La información recolectada es utilizada para procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios y/o productos adquiridos, directamente y/o con la participación de terceros proveedores de productos o servicios, así como para promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios, realizar transacciones, efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales o internacionales, autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades bancarias y/o compañías aseguradoras, para fines administrativos internos y/o comerciales tales como, investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, y ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios propios de nuestros programas de lealtad. Al aceptar esta Política de Privacidad y Tratamiento, nuestros trabajadores,   ex trabajadores, visitantes, clientes, contratistas, usuarios y proveedores en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan que la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos, tales como, realización de reservas, modificaciones, cancelaciones y cambios de la misma, reembolsos, atención de consultas, quejas y reclamos, pago de compensaciones e indemnizaciones, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos   de pago, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas y/o para el funcionamiento de los programas de lealtad y demás finalidades indicadas en este documento. Lo anterior, sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en este documento y en los términos y condiciones de cada uno de los productos y servicios propios de cada una de nuestra unidad de negocio.

• DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, en su condición de responsable del tratamiento.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, en su condición de responsable del Tratamiento.

• Ser informado por la empresa, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

• DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

“MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, en su calidad de responsable del tratamiento, deberá conforme las disposiciones contenidas en la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012 y   el decreto reglamentario 1377 de 2013, hacer uso de los datos que son recolectados y almacenados, únicamente para los fines para los cuales ha sido facultado conforme la respectiva autorización del titular, obtenida en forma previa a la recolección del dato.

De conformidad con lo señalado en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.

• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  

• PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN CONSULTA Y RESPUESTA DE CONSULTAS.

En atención a lo dispuesto por el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el titular o los causahabientes del titular podrán acceder a la información que, sobre él, se encuentre incluida en los listados base al interior de la organización.

• Procedimiento para acceso y de consulta.

El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, para lo cual deberán formular la correspondiente petición, por escrito, y radicarse en:

1- Email: [email protected] 2- Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea   formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos.

El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos   de la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante la empresa el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.

• El reclamo se formulará mediante solicitud radicada en: 1- Email: [email protected]

1. Página Web: www.prismalimpieza.com

3- Teléfono: 3175313601.

• Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea   formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

• La solicitud debe contener la siguiente información:

• La identificación del Titular.

• Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

• Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.

• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca  ejercer alguno de los derechos.

• La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

• Los documentos que se quiera hacer valer.

• Firma, número de identificación y huella.

• Radicación en original.

• Si el reclamo resulta incompleto, la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

• Si el Área que recibe el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho

(8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Supresión de Datos

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

• Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”.

• Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando:

• La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

• Revocatoria de la Autorización.

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

• SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

Para lo anterior, será necesario acreditar con el documento de identificación pertinente, la calidad de titular o causahabiente.

La solicitud para consultar los datos personales deberá ser pedida en:

1. Email: [email protected] 2- Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.
   

Con el fin de garantizar al titular de los datos que cuenta con medios idóneos, disponibles y de fácil acceso para presentar sus solicitudes de consulta.

El documento presentado deberá incluir como mínimo la siguiente información:

• Nombre del titular o causahabiente, acompañada de una copia simple del documento que acredite su calidad de tal.

• Petición clara referente a la información a la cual desea acceder para consulta.

• Dirección de notificaciones (física o electrónica) Teniendo en cuenta los términos establecidos por la mencionada normatividad, “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, cuenta con un tiempo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la correcta radicación de la solicitud para dar una respuesta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En virtud de lo anterior, el interesado podrá consultar toda la información que se encuentre registrada en la base de datos existente.

• VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

La información suministrada por los clientes y usuarios permanecerá almacenada a partir del 1 de agosto de 2020 y por el término en que la empresa desarrolle su objeto social, igualmente las autorizaciones de los titulares podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de: correo electrónico:

1- Email: [email protected] 2- Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.

Para permitir el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.

(ANEXO 2)

FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (CLIENTES)

NOTA: Para solicitar formato de autorización escrito para el tratamiento de datos personales (clientes) comuníquese por los siguientes medios:

1- Email: [email protected] 2- Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.

La forma en que se recopilan los datos personales que obtiene y almacena “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, son suministrados voluntaria y directamente por sus titulares, a través de contacto telefónico, página web o de forma personal.

• FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO GENERAL DE INFORMACIÓN DE LOS CLIENTES:

Las finalidades para el tratamiento de datos son las siguientes:

1. Proporcionar nuestros servicios y productos.
2. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por el titular de la presente autorización.
3. Usar la información con la finalidad de promocionar nuestros productos, servicios y ofertas, por medios físicos o a través de nuestra página web, u otros medios usados para el efecto.
4. Remitir información de tipo comercial sobre los productos y servicios ofrecidos por la
5. sociedad, a través de los diferentes medios de difusión, previamente autorizados por el titular.
6. Envío de comunicaciones relacionadas con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, entre otros.
7. Informar sobre nuevos productos o servicios que tengan directa relación con los contratos o servicios adquiridos por el titular.
8. Evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados por esta sociedad.
9. Efectuar actividades de cobranza en relación con obligaciones contraídas por el titular.
10. Realizar estudios internos sobre mercadeo y conductas de consumo de los usuarios.

• TRATAMIENTO

El tratamiento que se le dará a los datos es el siguiente:

1. Proporcionar nuestros servicios y productos.
2. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por el titular de la presente autorización.
3. Usar la información con la finalidad de promocionar nuestros productos, servicios y ofertas, por medios físicos o a través de nuestra página web, u otros medios usados para el efecto.
4. Remitir información de tipo comercial sobre los productos y servicios ofrecidos por la sociedad, a través de los diferentes medios de difusión, previamente autorizados por el  titular.
5. Envío de comunicaciones relacionadas con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, entre otros.
6. Informar sobre nuevos productos o servicios que tengan directa relación con los contratos o  servicios adquiridos por el titular.
7. Evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados por esta sociedad.
8. Efectuar actividades de cobranza en relación con obligaciones contraídas por el titular.
9. Realizar estudios internos sobre mercadeo y conductas de consumo de los usuarios.

• CASOS EN LOS QUE NO SE NECESITA AUTORIZACIÓN

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

(ANEXO 3)

FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (PROVEEDORES)

NOTA: Para solicitar formato de autorización escrito para el tratamiento de datos personales (Proveedores) comuníquese por los siguientes medios:

1- Email: [email protected] 2- Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.

La forma en que se recopilan los datos personales que obtiene y almacena “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, son suministrados voluntaria y directamente por sus titulares, a través de contacto telefónico, página web o de forma personal.

• FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO GENERAL DE INFORMACIÓN A LOS PROVEEDORES:

Las finalidades para el tratamiento de datos son las siguientes:

1. Establecer una relación contractual con usted.
2. Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Proveedor Titular de la Información.
3. Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas con los Proveedores Titulares de la  Información.
4. Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el Proveedor Titular de la Información. e. Realizar estudios internos sobre los hábitos de los Proveedores Titulares de la Información.
5. Para el manejo y defensa ante acciones legales, el cumplimiento con exigencias judiciales y otras obligaciones legales.
6. Facilitar la correcta ejecución de las compras
7. Divulgar información relacionada con los resultados de la evaluación anual.
8. Realizar actividades de transferencias bancarias para el cumplimiento de las políticas de pago a proveedores.
9. Controlar y prevenir el fraude en todas las modalidades.
10. Cumplir el deber formal de rendir información contable sobre las transacciones realizadas entre nuestros proveedores y Martha Lucia Pineda, a las diferentes entidades de orden   nacional como la DIAN, las secretarías de Hacienda o Tesorerías Municipales de los diferentes municipios en materia tributaria, y de orden legal a nuestro ente regulador Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
    

• CASOS EN LOS QUE NO SE NECESITA AUTORIZACIÒN

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

(ANEXO 4)

AUTORIZACIÓN PARA EL USO DE DATOS PERSONALES. – CONTRATISTAS, CONTRATANTES Y TERCEROS EN GENERAL (TITULARES DE LA INFORMACIÓN)

NOTA: Para solicitar formato de autorización escrito para el tratamiento de datos personales (Contratistas, contratantes y titulares de la información), comuníquese por los siguientes medios:

1- Email: [email protected] 2- Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.

La forma en que se recopilan los datos personales que obtiene y almacena “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, son suministrados voluntaria y directamente por sus titulares, a través de contacto telefónico, página web o de forma personal.

• FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO GENERAL DE INFORMACIÓN A CONTRATISTAS, CONTRATANTES Y TERCEROS:

Las finalidades para el tratamiento de datos son las siguientes:

• Complementar la ejecución del objeto social de “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”.

1. El desarrollo normal de las relaciones precontractuales de naturaleza comercial.
   
2. El desarrollo normal de las relaciones contractuales de naturaleza comercial.

1. El uso interno de la Información a favor de la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, sin ánimo de obtener lucro de su explotación o uso.

1. Promover las relaciones contractuales entre la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, y el Titular de la Información, mediante el uso de avisos publicados en internet o divulgados de manera privada en presentaciones corporativas.

• CASOS EN LOS QUE NO SE NECESITA AUTORIZACIÒN

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

(ANEXO 5)

FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (TRABAJADORES)

NOTA: Para solicitar formato de autorización escrito para el tratamiento de datos personales (Trabajadores), comuníquese por los siguientes medios:

1. Email: [email protected] 2- Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.

Los datos suministrados se recopilan con las siguientes finalidades:

1. Solicitar soportes de la hoja de vida.
2. Solicitar nuevamente la hoja de vida.
3. Enviar copia de la convocatoria al correo electrónico.
4. Incluirla en una base de datos para tener un registro de la inscripción.
5. Verificar el cumplimiento de requisitos como parte del proceso de selección.
6. Tener un registro de quienes se presentaron y quienes fueron descartados del proceso de selección.
7. Para citación y aplicación de pruebas y entrevistas.
   
8. Para que funcionarios de MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP, o terceros realicen la evaluación de las pruebas.
9. Para informar resultados generales del proceso de selección en sus diferentes filtros.
10. Para archivar los resultados de las pruebas.
11. Para dejar registro de la asistencia a las pruebas y a la entrevista.
12. Para almacenar la información personal con el fin de que la empresa, lo pueda contactar para invitarlo a participar en procesos de selección de personal.
13. Para reportar información a las autoridades competentes en caso de que lo requieran.
14. Para que los datos sean tratados directamente por MARTHA LUCIA PARADA, o por alguno o algunos de sus encargados, y para dejar un registro que contenga los siguientes datos: nombre y apellido, lugar de residencia, cédula y teléfono con el fin de tener un soporte del proceso de selección ante autoridades internas y externas. Declaro que conozco que mi imagen personal (fotografía) es un dato personal sensible. Por ello y, entendiendo que no estoy obligado a autorizar su tratamiento, de manera libre, expresa y espontánea lo autorizo para las anteriores finalidades.
15. Declaro que tengo autorización expresa de las personas que incluyo en mi hoja de vida como referencias laborales y personales para que sean contactadas por la empresa, para consultarles sobre mis competencias laborales y referencias personales.

Al solicitar el formato de autorización por escrito usted como titular de la información afirma conocer los derechos previstos en las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, en especial: (i) Conocer, actualizar y rectificar datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento; (iii) ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales; (iv) presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales; (v) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, (vi) acceder en forma gratuita a mis datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

(ANEXO 6)

FORMATO DE EJERCICIO DERECHOS TITULARES SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, LEY HABEAS DATA

NOTA: Para solicitar formato de autorización escrito para el tratamiento de datos personales (Titulares de datos), comuníquese por los siguientes medios:

1. Email: [email protected] 2- Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.

(ANEXO 7)

AVISO DE PRIVACIDAD

Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a lo previsto en el numeral 3 y el parágrafo del artículo 10 del decreto 1377 de 2013, cuyo objeto es informar a todas   las personas titulares de datos personales que se encuentran en la base de datos de la empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, y considerando la imposibilidad de solicitar   autorización en forma individual, se informa que hace uso del mecanismo alternativo establecido en el citado numeral y manifiesta que los datos personales incluidos en sus bases de datos se han recopilado para el desarrollo de diversos procedimientos relacionados directamente con las actividades inherentes que ejerce la compañía y con las siguientes finalidades relacionadas con el objeto y propósito de la compañía:

1. Logra una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios y demás actividades que presta la empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”;
2. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, contratistas y empleados;
3. Informar sobre cambios de los servicios que ofrece la compañía;
4. Evaluar calidad y servicio;
5. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos por la empresa.
6. El uso de la información, su custodia y manejo, se efectúan considerando los parámetros legales   según el marco legal vigente en materia de tratamiento de bases de datos.

Los derechos de los titulares están enmarcados en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y comprenden: a) conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargado del tratamiento; b) solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se efectúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012; c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos

personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

En gran medida, los datos registrados en las bases de datos de la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, obedecen a datos públicos, tales como: direcciones, teléfonos y correos electrónicos. En todo caso, en cualquier momento el titular de la información podrá revocar su consentimiento y ejercer su derecho a la supresión de datos personales, según lo consagrado en la Ley 1581 de 2012.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el responsable del tratamiento de la información es la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, para efectos de consultar información o solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos podrá realizar la solicitud en:

1. Email: [email protected] 2- Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.

La política y el procedimiento para el tratamiento de datos personales están publicados en las anteriores direcciones.

(ANEXO 8)

AUTORIZACIÓN DE USO DE IMAGEN FOTOGRAFÍAS E IMÁGENES Y DIVISIONES AUDIOVISUALES (VIDEOS)

NOTA: Para solicitar formato de autorización escrito para el tratamiento de datos personales (para uso de todo tipo de imágenes), comuníquese por los siguientes medios:

1. Email: [email protected] 2- Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.
   

La autorización se regirá por las normas legales aplicables y en particular por las siguientes cláusulas:

PRIMERA. Autorización y objeto. Mediante este instrumento se autoriza a la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, para que haga el uso y tratamiento de los derechos de imagen para incluirlos sobre fotografías; procedimientos análogos a las fotografías; producciones audiovisuales (videos); así como los derechos de autor; los derechos conexos y en general todos aquellos derechos de propiedad intelectual que tengan que ver con los derechos de imagen.

SEGUNDA. Alcance de la autorización. La presente autorización de uso se otorga para ser utilizada en formato material o soporte material en ediciones impresas, y se extiende a la utilización en medio electrónico, óptico, magnético, en redes ( Intranet e internet), mensaje de datos o similares y general para cualquier medio o soporte conocido o por conocer en el futuro . La publicación podrá efectuarse de manera directa o a través de un tercero que se designe para tal fin.

TERCERA. Territorio y exclusividad. Los derechos aquí autorizados se dan sin limitación geográfica o territorial alguna. De igual forma la autorización de uso no implica exclusividad, por lo que me reservo el derecho a otorgar autorizaciones de uso similar en los mismos términos a favor de terceros.

CUARTA. Derechos morales. La Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, dará cumplimiento a la normatividad vigente sobre los derechos morales de autor, los cuales seguirán  radicados en cabeza del titular.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS DE

“MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”

• GENERALIDADES:

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en donde se describen los mecanismos por medio de los cuales la empresa garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

• RESPONSABLE:
  

la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, responsable y encargada del tratamiento de la base de datos objeto de esta política, sus datos de contacto son los siguientes:

1- Email: [email protected] 2- Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.

• CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS.

En las bases de datos de “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la empresa, puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar y datos biométricos). Además, en las bases de datos se podrán almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

• TRATAMIENTO.

La información que consta en las bases de datos de la entidad es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, recopilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal. En cumplimiento de deberes legales, la empresa, podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas. Asimismo, velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias   legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

• FINALIDAD
  

La información recolectada es utilizada para procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios y/o productos adquiridos, directamente y/o con la participación de terceros proveedores de productos o servicios, así como para promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios, realizar transacciones, efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales o internacionales, autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades bancarias y/o compañías aseguradoras, para fines administrativos internos y/o comerciales tales como, investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, y ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios propios de nuestros programas de lealtad. Al aceptar esta Política de Privacidad y Tratamiento, nuestros trabajadores,   ex trabajadores, visitantes, clientes, contratistas, usuarios y proveedores en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan que la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos, tales como, realización de reservas, modificaciones, cancelaciones y cambios de la misma, reembolsos, atención de consultas, quejas y reclamos, pago de compensaciones e indemnizaciones, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos   de pago, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas y/o para el funcionamiento de los programas de lealtad y demás finalidades indicadas en este documento. Lo anterior, sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en este documento y en los términos y condiciones de cada uno de los productos y servicios propios de cada una de nuestra unidad de negocio.

• DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, en su condición de responsable del tratamiento.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, en su condición de responsable del Tratamiento.

• Ser informado por la empresa, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

• DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

La Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, en su calidad de responsable del tratamiento, deberá conforme las disposiciones contenidas en la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, hacer uso de los datos que son recolectados y almacenados, únicamente para los fines para los cuales ha sido facultado conforme la respectiva autorización, del titular obtenida en forma previa a la recolección del dato.

De conformidad con lo señalado en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.

• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN CONSULTA Y RESPUESTA DE CONSULTAS.
  

En atención a lo dispuesto por el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el titular o los causahabientes del titular podrán acceder a la información que, sobre él, se encuentre incluida en los listados base al interior de la organización.

• Procedimiento para acceso y de consulta.

El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, para lo cual deberán formular la correspondiente petición, por escrito y radicarse en:

1- Email: [email protected] 2- Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos.

El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos   de la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante la empresa el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:

• El reclamo se formulará mediante solicitud radicada en : 1- Email: [email protected]

1. Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.
   

• Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

• La solicitud debe contener la siguiente información:

1. La identificación del Titular.
2. Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
3. Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
4. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca  ejercer alguno de los derechos.
5. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
6. Los documentos que se quiera hacer valer.
7. Firma, número de identificación y huella.
8. Radicación en original.

• Si el reclamo resulta incompleto, la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

• Si el Área que recibe el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del   día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Supresión de Datos

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

• Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la Empresa “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”.

• Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando:

• La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

• Revocatoria de la Autorización.

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

• SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

Para lo anterior, será necesario acreditar con el documento de identificación pertinente, la calidad de titular o causahabiente.

La solicitud para consultar los datos personales deberá ser pedida en: 1- Email: [email protected]

1. Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.
   

con el fin de garantizar al titular de los datos que cuenta con medios idóneos, disponibles y de fácil acceso para presentar sus solicitudes de consulta.

El documento presentado deberá incluir como mínimo la siguiente información:

• Nombre del titular o causahabiente, acompañada de una copia simple del documento que acredite su calidad de tal.

• Petición clara referente a la información a la cual desea acceder para consulta.

• Dirección de notificaciones (física o electrónica) Teniendo en cuenta los términos establecidos por la mencionada normatividad, “MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA PRISMA MLP”, cuenta con un tiempo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la correcta radicación de la solicitud para dar una respuesta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En virtud de lo anterior, el interesado podrá consultar toda la información que se encuentre registrada en la base de datos existente.

• VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

La información suministrada por los clientes y usuarios permanecerá almacenada a partir del 1 de agosto de 2020 y por el término en que la empresa, desarrolle su objeto social, igualmente las autorizaciones de los titulares podrán terminar por voluntad de estos en cualquier momento.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de:

1- Email: [email protected] 2- Página Web: www.prismalimpieza.com 3- Teléfono: 3175313601.

Para permitir el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria. 

FIN